Lippu- ja maksujärjestelmän tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste 22.5.2018

Tietosuojaseloste, laatimispäivä 21.5.2018

Waltti-lippu- ja maksujärjestelmä

EU:n Tietosuoja-asetus (2016/679)

[mobiilipalvelun rekisteri otetaan käyttöön myöhemmin]

1. Rekisterinpitäjä

Oulun kaupunki, joukkoliikennejaosto, Y-tunnus 0187690-1

Oulun seudun joukkoliikenne

Oulun kaupunki, kaupunkiympäristöpalvelut, joukkoliikenne

Käyntiosoite: Solistinkatu 2, 90140 Oulu

Puhelin: 08 558 0400

joukkoliikenne@ouka.fi, etunimi.sukunimi@ouka.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Joukkoliikennepäällikkö Helena Väliaho

Solistinkatu 2, 90140 Oulu

etunimi.sukunimi@ouka.fi

3. Rekisterin nimi

Oulun seudun liikenteen matkakorttijärjestelmän asiakasrekisteri

Oulun seudun liikenteen matkakorttijärjestelmän verkkopalvelun ja mobiilipalvelun asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

4.1. Matkakorttijärjestelmän asiakasrekisteri:

Tietoja käytetään Oulun seudun liikenteen ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hoitamiseen ja palvelun toteutukseen. Asiakkaan yksilöintitietoja käytetään henkilökohtaisen matkakortin osto-oikeuden tarkistamiseksi ja asiakkaan henkilökohtaisen asioinnin oikeellisuuden varmistamiseksi.

Henkilötunnuksen käytön perusteina on asiakkaan luotettava tunnistaminen yksilöidysti rekisteristä hänen ja Oulun seudun liikenteen oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen varmistamiseksi seuraavissa tilanteessa:

Henkilökohtaisen matkakortin luovutuksessa, jossa todetaan ja perustetaan asiakkaan osto-oikeus
Asiakkaan kuntalaisuuden tarkistuksessa
Henkilökohtaisen matkakortin luovutus edellyttää, että asiakkaan kotikunta voidaan tarkistaa. Asiakkaan kuntalaisuus voidaan joutua tarkistamaan sopimussuhteen kestäessä, asiakkaan kuntalaisuus voi muuttua kortin voimassaolon aikana. Asiakkaan velvollisuutena on päivittää tieto kuntalaisuuden muutoksesta matkakortille sen jälkeen, kun tieto on päivittynyt väestörekisterikeskuksen väestörekisteriin. Kuntalaisuus tarkistetaan väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä.
Kadonneen matkakortin sulkemisessa ja kortilla jäljellä olevien lipputietojen selvittämisessä,
Vioittuneen matkakortin vaihtamisessa ja kortilla jäljellä olevien lippu- ja saldotietojen selvittämisessä,
Löytyneen matkakortin omistajan tunnistamisessa.
Asiakkaan tunnistamisessa matkakortilla olevien lipputuotteiden tai saldon hyvittämistilanteissa ja virhetilanteiden selvityksen yhteydessä.
Asiakkaan matkakortin lataustapahtumien ja mahdollisten näyttötapahtumien tarkistamisessa,
Henkilökohtaisen matkakortin tietojen tuomisessa verkkopalvelusovellukseen asiakkaan hakupyynnön perusteella, Korttitietojen haku edellyttää asiakkaalta vahvaa tunnistautumista verkkopankkitunnuksilla
Matkakortin sulkemisessa asiakassuhteen päättyessä,
Asiakkaan tunnistamisessa asiakassuhdetta päätettäessä.

4.2. Verkkopalvelun ja mobiilipalvelun asiakasrekisteri:

Tietoja käytetään palvelun tuottamiseen ja toteutukseen (matkakortille tai lipputunnisteelle ladattavat tuotteet), sekä asiakkuuteen liittyvässä yhteydenpidossa. Asiakkaan yksilöintitietoja käytetään asiakkaan henkilökohtaisen asioinnin oikeellisuuden varmistamiseksi.

Henkilötunnuksen käytön perusteina on asiakkaan luotettava tunnistaminen yksilöidysti rekisteristä hänen ja rekisterinpitäjän sekä joukkoliikenneviranomaisten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen varmistamiseksi seuraavissa tilanteessa:

asiakkaan matkakortin/lipputunnisteen lataustapahtumien ja mahdollisten näyttötapahtumien tarkistamisessa,
henkilökohtaisen matkakortin/tunnisteen tietojen tuomisessa verkkopalvelusovellukseen asiakkaan hakupyynnön perusteella, jolloin. kortin/tunnisteen tietojen haku edellyttää asiakkaalta tunnistautumista,
asiakkaan tunnistamisessa asiakassuhdetta päätettäessä.

Muu käyttö: Asiakasrekisterin tietoja voidaan käyttää suoramarkkinointiin asiakkaan nimenomaisella suostumuksella.

Henkilötietojen käsittelyperusteena ovat ensisijaisesti sopimuksen täytäntöön paneminen ja Oulun joukkoliikenteen, rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut ja niiden toteuttaminen. Käsittely voi olla tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja/tai rekisterinkäyttäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin.

5. Rekisterin tietosisältö

5.1. Matkakorttijärjestelmän asiakasrekisteri:

Rekisteri sisältää Oulun joukkoliikenteen asiakkaita koskevat seuraavat tiedot (tietoihin ei sisälly paikannustietoa sisältävää matkustustietoa):

Asiakastiedot

asiakkuuden alkamis- ja päättymispäivämäärä
asiakkaan yksilöintitiedot: nimi, henkilötunnuksen loppuosa, syntymäaika, koti- ja asuinkunta, osoite, sukupuoli, kielisyys
yritys- ja yhteisöasiakkaiden yhtiö- tai yhteisötunnus sekä yhteystiedot
mahdolliset puhelinnumerot ja sähköpostiosoite
mahdollinen asiakkaan nimenomainen suostumus suoramarkkinointiin
mahdolliset laskutus- tai toistuvaisveloitussopimukset
mahdolliset valtuutukset.

Matkakortin perustiedot

matkakortin numero
matkakortin luontipäivämäärä
asiakkaan matkakorttikohtainen käyttäjäryhmä (osto-oikeudet) ja sen mahdollinen määräaikainen voimassaoloaika
matkakortin lopetuspäivämäärä sekä syykoodi matkakortin lopettamiselle.

Matkakortin tapahtumahistoria

Toteutuma- ja rahatapahtumatiedot

matkakortin luovutushetki
matkakortille tehdyt lataukset
arvolipulla tehdyt arvoveloitukset: päivämäärä, kellonaika, lipputuote, veloitettu summa ja historiatietona matkakortin saldo ennen käyttöä ja käytön jälkeen
kausiluonteisten lipputuotteiden käyttöönottotiedot (lipun voimassaolotieto)
sarjaluonteisten ja laskutettavien lipputuotteiden tapahtumatiedot
viimeinen käyttötapahtuma (päivämäärä, kellonaika ja lipputuote sekä linja, jolla korttia on käytetty)
mahdolliset käyttöyritykset (leimaus kortinlukijalla ei ole onnistunut, syykoodi)

Matkakortin tilatiedot (suljettu, avattu, löytynyt, viallinen, korvattu uudella tms.).

5.2. Verkkopalvelun ja mobiilipalvelun asiakasrekisteri:

Rekisteri sisältää asiakkaita koskevat seuraavat tiedot (tietoihin ei sisälly paikannustietoa sisältävää matkustustietoa):

Asiakastiedot

asiakkuuden alkamis- ja päättymispäivämäärä
asiakkaan yksilöintitiedot: nimi, henkilötunnuksen loppuosa, syntymäaika, koti- ja asuinkunta, osoite, sukupuoli, kielisyys, mikäli asiakas on vahvasti tunnistautunut
yritys- ja yhteisöasiakkaiden yhtiö- tai yhteisötunnus sekä yhteystiedot
mahdolliset puhelinnumerot ja sähköpostiosoite
mahdollinen asiakkaan nimenomainen suostumus suoramarkkinointiin
mahdolliset laskutus- tai toistuvaisveloitussopimukset
mahdolliset valtuutukset

Matkakortin/tunnisteen perustiedot

matkakortin/tunnisteen numero
asiakkaan matkakortti-/tunnistekohtainen käyttäjäryhmä (osto-oikeudet) ja sen mahdollinen määräaikainen voimassaoloaika

Matkakortin/tunnisteen tapahtumahistoria

Toteutuma- ja rahatapahtumatiedot

matkakortille/tunnisteelle tehdyt lataukset
arvolipulla tehdyt arvoveloitukset: päivämäärä, kellonaika, lipputuote, veloitettu summa ja historiatietona matkakortin/tunnisteen saldo ennen käyttöä ja käytön jälkeen
kausiluonteisten lipputuotteiden käyttöönottotiedot (lipun voimassaolotieto)
sarjaluonteisten ja laskutettavien lipputuotteiden tapahtumatiedot
viimeinen käyttötapahtuma (päivämäärä, kellonaika ja lipputuote sekä linja, jolla korttia on käytetty)

Matkakortin/tunnisteen tilatiedot (suljettu, avattu, löytynyt, viallinen, korvattu uudella tms.).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekistereiden asiakastiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään, alaikäisen huoltajalta, asiakkaan valtuuttamalta henkilöltä tai väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä. Henkilötietoja voidaan päivittää edellä mainituista järjestelmistä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät

Tietoja on mahdollisuus luovuttaa rekisterinpitäjälle, viranomaiskäyttäjille, verkkopalvelussa myytävien tuotteiden tuoteomistajille ja järjestelmäpalveluiden tuottajille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin.

Kaikkia Kela-tuotteisiin liittyviä tietoja voidaan luovuttaa Kelalle. Kaikkia koulutuotteita koskevia tietoja voidaan luovuttaa kouluviranomaisille.

8. Tietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei tietojen siirtoa ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja henkilötietojen säilytysaika

9.1. Matkakorttijärjestelmän asiakasrekisteri:

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta. Järjestelmäntoimittajat hoitavat asiakasrekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitioloja salassapitovelvollisuutta.

Asiakkuuden päättyessä asiakastiedot poistetaan heti, jolleivät muut lainsäädännölliset velvoitteet estä tietojen poistamista. Tietojen poistamisen jälkeen reklamointi, hyvitykset ja virhetilanteiden selvittäminen ei ole enää mahdollista.

9.2. Verkkopalvelun ja mobiilipalvelun asiakasrekisteri:

Rekisterinpitäjän, viranomaiskäyttäjien, kaupassa myytävien tuotteiden tuoteomistajien ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta. Järjestelmäntoimittajat hoitavat asiakasrekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitioloja salassapitovelvollisuutta.

9.3. Käyttöoikeudet ja niiden hallinta

Käyttöoikeudet asiakasrekistereihin sitä työtehtävissään tarvitseville joukkoliikenneyksikön ja sen asiakaspalvelupisteiden henkilökunnalle määrittelee Oulun joukkoliikenteen pääkäyttäjä ja hänen valtuuttamansa vastuuhenkilöt.

Toimeksiantoon perustuen asiakasrekistereiden tietoja käsittelevien henkilöiden (esim. muut mahdolliset palvelupisteet) käyttöoikeudet määritellään toimeksisaajan ja Oulun joukkoliikenteen välisessä toimeksiantosopimuksessa mainituin periaattein.

Käsittelijät noudattavat ehdotonta vaitioloja salassapitovelvollisuutta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus jatkuu asiakastietojen käsittelyä sisältävien työtehtävien tai palvelussuhteen päätyttyä.

9.4. Käytön valvonta

Käytön valvonnan rekisterillä valvotaan työtehtävien mukaista rekisterin käyttöä ja käytön yrityksiä. Valvontaan tarvittavia tietoja tallennetaan sekä tietokantaan että tiedostomuotoiseen lokiin. Palvelun osajärjestelmät muodostavat lokia ohjausparametrien mukaisesti. Lokitiedostoja säilytetään tiedostojärjestelmässä, johon on käyttöoikeuksin rajattu pääsy (luku- tai kirjoitusoikeudet) palvelun ylläpidosta vastaavilla henkilöille.

Rekistereiden käytöstä talletetaan tietokantaan tiedot käytönvalvontaa varten (käyttäjätunnus, aikaleima, hakuehto ja syy). Tietokantaan tallennettujen tietojen avulla voidaan seurata ja raportoida asiakasrekistereiden asianmukaista käyttöä. Tiedoista tuotetaan käytön seurantaan tarvittavat raportit. Tiedostomuotoiseen lokiin talletetaan käyttäjä- ja päiväkohtaisesti asiakastietoihin tehdyt haut ja muutokset sekä kyselyn tehneen käyttäjän yksilöintitiedot. Lokitiedostoja säilytetään yhdeksän (9) kuukauden ajan.

9.5. Tekninen ylläpito

Järjestelmäntoimittajat vastaavat, että asiakasrekisteri säilyy teknisesti eheänä. Järjestelmään liittyen teknistä tietoa tarvitaan järjestelmän teknisen käytettävyyden ja eheyden ylläpitoon ja varmistamiseen. Teknisinä tietoina tallentuvat laitteen tuottamat tapahtumat. Teknisinä tietoina ei kerätä eikä talleteta henkilötietoja.

9.6. Käytettävyyden varmistaminen

Tiedot suojataan tahalliselta ja tahattomalta tuhoutumiselta (mm. keskuslaitteet ovat lukituissa tiloissa, joihin on kulunvalvonta ja tiedostoista varmuuskopiot erillisessä paloturvallisuusosastossa) ja tietojen eheys hoitamalla suojaus teknisen ylläpitotietojen ja tapahtumatietojen kautta. Järjestelmän sisäiset tietoyhteydet on toteutettu suljetuin verkoin. Ulkopuoliset yhteydet on suojattu palomuurein. Järjestelmää ja sen tietoyhteyksiä valvotaan 24 tuntia vuorokaudessa.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

10.1. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Kirjautuessaan sisään Verkkopalveluun tai mobiilipalvelun, rekisteröidyllä on aina nähtävillä suurin osa niistä tiedoista, joita Verkkopalvelu hänestä sisältää.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa, mitä Matkakorttijärjestelmän asiakasrekisterin hänestä on tallennettu. Tarkistuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Tarkistusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

10.2. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröity voi päivittää omia perustietojaan sekä Matkakorttijärjestelmän asiakasrekisteriin että Verkkopalvelun ja mobiilipalvelun asiakasrekisteriin. Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekistereissä oleva, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti.

10.3. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Oulun joukkoliikenne kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Oulun joukkoliikenteen ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Oulun joukkoliikenne voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

10.4. Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut Matkakorttijärjestelmän asiakasrekisteriin sekä Verkkopalvelun ja mobiilipalvelun asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

10.5. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

10.6. Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Oulun joukkoliikenteelle tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti.

11. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Oulun seudun liikenteen palvelupisteeseen:

Oulu10-asiakaspalvelu

Torikatu 10, 90100 OULU

puh. 08 5584 0400

Haukiputaan Oulu10-asiointipiste

Jokelantie 1, 90830 Haukipudas

Kiiminki Oulu10-asiointipiste

Lempiniementie 2, 90900 Kiiminki

tai postitse osoitteeseen:

Oulun seudun liikenne, PL 32, 90015 Oulun kaupunki.

Oulun seudun liikenne voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.